ホールやイベントスペースの予約管理システムをIT化させ
事務所の業務を効率化するプロジェクト！
協同組合福井ショッピングモール”Lpa”とは
オープンから23年経ったエルパさん。これまで、常に時代やトレンドに目を向けて、新しい企画や店舗誘致などを繰り返し、福井で一番のモールとなりました。しかし、ECの発展に加えコロナもあり、先を見据えたエルパの改革を、抜本的にしていく必要を感じてもいます。
そんな中で、今回のインターンを提案しました。
エルパさんの事務所には、長い方は、エルパがオープンする10年も前から、ずっと支えてきた方々がいます。
エルパの歴史が分かるから。エルパとして大事にしていることが身に染みて感じられるからの強みがあります。一方で、ずっと中にいることで、自分たちの組織を客観視しづらくなっている、という課題もあると伺いました。
そこで、今回は、学生の力を活用してできることに取り組んでみようとなりました。
デジタルネイティブ世代の今の学生だからこそ、価値を発揮してもらえる領域として、「IT化」をテーマに今回のプロジェクトをつくりました。
エルパさんとしては、「自分たちでもできるだろうけど、学生インターン生だからの価値が出せそうだから、やってみよう！」というお気持ちです。
ぜひ、今回のプロジェクトを通して、これからのエルパの運営に関わってみませんか？
プロジェクトの背景
福井に住んでいると”Lpa”というショッピングモールに馴染みがある人が多いはず。
今回はそんな福井県最大のショッピングモールLpaを支える事務所のIT化を推し進め、業務効率化を図るプロジェクト実施します。
皆さんは施設等に空き情報を問い合わせる時、どんな手段を思い浮かべますか？
多くは、サイトや公式SNSなどに設置されている”問合せフォーム”を活用するやり方を想像するのではないのでしょうか。
エルパさんでは、テナントで使用されていないスペースや施設内のホールを、地域で活動する団体や希望者に貸し出す取り組みを行っています。
しかし、現在”問合せフォーム”がなく、ホールやスペースの利用予約、利用者のチラシ配りなどの問合せを全て電話で対応して紙で管理をしています。
これからは、ホールの予約管理や問合せ対応を、ホテルの空室予約のようにネット上で管理したい。
そして、Lpaを利用してくれる全ての皆さんにとってより有意義な場にするために、電話対応に費やしていた時間をテナントヒアリングやイベント運営など”人”じゃないとできない業務にあてたい。
そんな、エルパさんの願いを叶えるためには業務のIT化を進め、職員が手軽に管理/対応できるようにする必要があります。
ホール予約のシステム化を手始めに”どこの業務をIT化させれば、より業務を効率化させられるか”を分析/検証し、
改善していただける方、是非一緒に取り組みましょう！
ご応募、お待ちしております。
募集要項
| 目的 | 業務のIT化や効率化を実施し、別業務に使える時間を捻出するため |
| 目標 | ・各種ホールやイベントスペースの予約対応が電話対応なしで完結する状態。 ・事務所での業務がより円滑に進み、同じ稼働時間でもより多くの業務を実施出来るような状態。 |
| 内容 | Lpaの予約管理システムのIT化と事務所の業務を効率化するプロジェクト |
| 活動の流れ | 【実施期間】 2023年12月〜2024年3月（4ヶ月間） 具体的なスケジュールは、別途記載。 |
| 成果物 | ・各種ホールやイベントスペースの予約管理システムの作成/導入 ∟電話対応無しでホールの予約がWeb上で対応、管理できる状態 ・事務所内の作業を効率化させるためのシステム作成／導入 ∟ポスター貼り、チラシ配布、求人募集等の問い合わせをWeb上で対応できる状態 |
| 受入人数 | 3名 ※人数が達した時点で募集終了とさせていただきます。 |
| 対象となる人 | ・大学1〜3年生（学部学科不問） ・業務効率化に興味関心がある人 ・ものごとを整理することが得意な人 ・ものごとを実行するために計画を立てることが好きな人 ・人とコミュニケーションを取ることが好きな人 一つでも当てはまったら、ぜひご参加ください！ |
| 活動条件 | 【頻度・時間】 一週間のうち3日以上。（1日の想定活動時間：1〜2時間以上） 土日の活動も可能。2日以上は平日を想定。 ※上記は目安であり、各々の都合を考慮して、調整していただいて大丈夫です。 【費用】 ※その他、プロジェクトにかかる費用は、会社負担。 |
| 活動場所 | オンライン、またはLpa 事務所 |
| 申込方法 | ※定員に達したため募集を終了いたしました。 |
| 募集終了日 | 2023年11月30日(木) |
活動の流れ
| 実施月 | 内容 | 詳細 |
| 12月 | 事前説明会 事前研修（マインドセット） | 企業説明 事前打ち合わせ（社内のルールなどの確認） 予約管理などの現状把握 |
| 1月 | 中間研修① 中間報告／懇親会 | 予約管理ツールの提案 〃 作成 〃 導入 事務所の業務効率化へ向けた現状把握 |
| 2月 | ★中間報告 中間研修／懇親会 事務所の業務効率化準備 予約管理ツールの試験運用 | 現状報告／振り返り／インタビューの実施 現環境の課題の洗い出しと改善方法の提案 |
| 3月 | 業務効率化へ向けた納品物の作成 予約管理ツールの試験運用 最終報告会／事後研修／懇親会 | 最終報告準備／発表 |
企業担当者からのメッセージ
業務部 企画管理課 課長代理 埜尻 満央さん
ラブリーパートナーエルパは地元主導型ショッピングセンターの先駆けとして2000年10月に開店し、今年で開店23周年を迎えました。
今年4月には長期ビジョン「全世代がこれからを楽しむ福井へ」、コンセプトを「発見も、愛着も、人生の目的。」に掲げ、新しいスタートを切りました。福井のあらゆる人が、いつでも、いろんな目的を叶える場所でありたい。そんなエルパの活動に「エルパの中の人」として今回是非とも学生さんの力を貸していただけますと幸いです。